الجمعة, 15 ديسمبر, 2017 , 4:52 ص
ar
أخبار عاجلة
الرئيسة / محليات / استعراض مشروع الوثائق الإلكتروني الجديد لمؤسسات الإمارة

استعراض مشروع الوثائق الإلكتروني الجديد لمؤسسات الإمارة

تاريخ النشر: الثلاثاء, فبراير 14, 2017 , 1:01 م


9942c5c4_14e1xdd1wffffff


الفنر نيوز – الشارقة :

أكد الدكتور صلاح سالم المحمود مدير عام هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف على الدور الكبير للمكتب الإعلامي لحكومة الشارقة، مشيراً الى أن الهيئة تعتبره شريكاً رئيساً وداعماً في سعي الهيئة لإكمال عمليات النظام الإلكتروني الموحد لأرشفة الوثائق وحفظها الذي تضطلع به الهيئة بقانون إنشائها الجديد والذي يشمل كافة المؤسسات والهيئات الحكومية بالشارقة.

جاء ذلك خلال لقاءه بوفد المكتب الإعلامي برئاسة سعادة طارق سعيد علاي مدير المركز بحضور عدد من المسؤولين من الجانبين.

وبيّن د. صلاح المحمود أهمية تعاون الجهات مع الهيئة لإنجاز هذا المشروع والذي سيعمل على ترتيب وتقييم وحفظ كافة المستندات وفق نظامٍ إلكتروني متكامل حديث يعمل على ربط مختلف الأقسام ببعضها البعض داخل المؤسسة الواحدة، ما يساهم في حفظ المعلومات والوثائق المخلفة التي تسجل تاريخاً كاملاً للمؤسسة ويوفر بيئة رقمية سليمة وفق احدث المواصفات العالمية.

وأشار مدير هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف الى أن الهيئة بدأت بالفعل في إنشاء وحدة الوثائق والأرشيف في كل المؤسسات تمهيداً لإكمال مراحل المشروع المختلفة، كما أن الهيئة بصدد إعداد دليل المعايير للأرشفة الإلكترونية، حيث الفرصة متاحة أمام المؤسسات لاختيار البرنامج المناسب لها بحسب طبيعة العمل. من جانبه أشاد سعادة طارق سعيد علاي مدير المكتب الإعلامي لحكومة الشارقة بالدور الهام والأصيل للهيئة في الإمارة لإنشاء وحدة الوثائق الخاصة بها، مبدياً استعداد المكتب لمختلف أشكال التعاون لإنجاح كافة مشروعات الهيئة التي تخدم وتدعم كافة الجهات الحكومية.

قدّم مستشار الأرشفة بالهيئة الدكتور منصف الفخفاخ عرضاً لمشروع النظام الإلكتروني الحديث للوثائق والذي تعمل الهيئة على إنجازه حالياً لمختلف الجهات، مؤكداً أن هذا النظام الجديد يستوعب كافة الأنظمة الإلكترونية السابقة ويتوافق مع مواصفات الآيزو القياسية، ويعمل على تقييم وتصنيف وفهرسة وحفظ مختلف الوثائق لدى لجهة المعينة في شكل ملفات متناسقة ومرتبة بما يتيح الرجوع للوثيقة وقت الحاجة بسهولة ويسر ومساعدة الموظف على إنجاز عمله بالسرعة المطلوبة.

وبيّن د. منصف الفخفاخ أهمية النظام الذي يعمل على تسجيل جميع المستندات والوثائق وفق رمزٍ معين ويتم إدراج كافة المتعلقات الخاصة بالملف وفق أرقام متسلسلة، مما يسهل عملية الرجوع الى الملف وفقاً لترتيبه الموضوعي  حسب الاختصاص. وقدم  مستشار هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف شرحاً عن فوائد النظام الجديد والذي يعمل على تجميع الملفات وفق وحدات متكاملة، ويسهل الوصول السريع الى المعلومات، كما يمكّن الإدارة من متابعة جميع ملفات الأقسام المختلفة. كما تحدث  عن المراحل العمرية المختلفة التي تمر بها الوثيقة من يوم إنشائها وهي المرحلة الأولى النشطة، مروراً بالمرحلة الوسيطة وهي المدة القانونية للاحتفاظ بالوثيقة، ومن ثمّ يتم الاحتفاظ بالوثائق ذات القيمة التاريخية، موضّحاً أن الهيئة تقوم بالاحتفاظ بما نسبته 4-7%   من الوثائق بصورة دائمة بوحدة الأرشيف.  واختتم د. الفخفاخ حديثه بشرح خطوات مراحل إعداد النظام الإلكتروني للوثائق للمؤسسة.

مشاركة هذا المقال

شاهد أيضاً

thumbnail_OMNES Forum Logo

“بسمة ميديا” تطلق “منتدى الاستثمار في الإعلام والترفيه” مطلع إبريل القادم

عبدالعليم حريص – دبي: كشفت شركة “بسمة ميديا” المطور والمشغل للمنصة الإعلامية المتخصصة OMNESMEDIA.com، عن …

أضف تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.